Die CeBIT 2014 wirft ihre Schatten voraus. „New Perspectives in IT Business“ heißt eine „Überschrift“ zur CeBIT. communicate4crm (c4c) befragte Claus M. Sattler, Betriebswirt, Gutachter und Datenschutzbeauftragter von DictaTeam, Anbieter von innovativen Diktierlösungen und eines der großen Schreibbüros von Europa, zu Markt und CeBIT. Der Spezialist für Sprachtechnologie und Diktierlösungen gilt als profilierter Kenner der Branche und arbeitet als Dozent an einem neuen Verständnis von Diktieren in Unternehmensprozessen. Perspektiven aus einer anderen Sicht.
c4c: Herr Sattler, Datenschutz ist immer noch ein Topthema. Wie kann man sich in Zeiten von Lauschaffären, Big-Data und der immer besser werdenden Technologien „Daten abzugreifen“ vor unbefugtem Zugriff schützen?
Claus Michael Sattler: Lassen Sie mich bitte vorab als Datenschutzbeauftragter von DictaTeam und als Gutachter für den Datenschutz voranstellen, dass genau diese Fragestellungen meine täglichen Aufgaben bei einem der großen Schreibdienste in Deutschland sind. Bei uns werden jeden Tag hunderte Diktate mit Personenbezug in Texte umgewandelt. Wir unterliegen also allen gesetzlichen Rahmenbedingungen der letzten Novellierung der europäischen Datenschutzrichtlinie, dem Bundesdatenschutzgesetz, als verlängerte Werkbank von Geheimnisträgern personenbezogener Daten nach dem § 203 Strafgesetzbuch (http://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html) und den Vorgaben des BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (https://www.bsi.bund.de).
Die gesichtslosen Straftäter der NSA, der amerikanischen National Security Agency, deren illegale Machenschaften – zumindest nach deutschem Recht – Edward Snowden aufdeckte, sind noch jedem aus Presse, Funk und Fernsehen präsent. Ich nenne diese Personen deshalb Straftäter, weil die Mitarbeiter der NSA im großen Umfang gegen unsere Grundrechte als Bürger der Bundesrepublik Deutschland verstoßen haben. Und ich werfe der letzten und der aktuellen Bundesregierung vor, dass sie unser Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung weder geschützt hat, noch die Straftäter der NSA strafrechtlich verfolgt. Würde DictaTeam nicht alles Erdenkliche zum Schutz der personenbezogenen Daten aus den Diktaten tun, würde das deutsche Recht mit aller Härte gegen unser Unternehmen und schlussendlich gegen mich als Verantwortlichen für den Datenschutz vorgehen.
Genau deshalb haben wir bei DictaTeam alle technischen Möglichkeiten geschaffen, die hochsensiblen Daten unserer Kunden und ihrer Patienten, Mandanten, Kunden und Bürger zu schützen. Zu unseren Kunden zählen Mediziner aus Arztpraxen und Krankenhäusern, Juristen aus div. Organisationen und Kanzleien sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus namhaften und weniger bekannten Unternehmen, Institutionen und Behörden.
Diktate, Texte und Bilder sowie Scanns, CAD-Zeichnungen oder Diagramme u.v.m. lassen sich schlussendlich alle unter dem Begriff „Dateien“ zusammenfassen. Um diese Dateien verschlüsselt und möglichst hochsicher zwischen unseren Kunden und unserem Schreibdienst in beide Richtungen auszutauschen, haben wir den sog. „DictaTeam safety Space“ entwickelt.
Der DictaTeam safety Space ist quasi eine hochverschlüsselte „Dropbox“ und basiert auf der Technologie von TeamDrive aus Hamburg. Lapidar gesagt ist der DictaTeam safety Space deshalb so sicher, weil er wie ein Safe funktioniert. Die Anwender haben den Schlüssel auf ihren jeweiligen Endgeräten und die Dokumente werden mit diesem Schlüssel auf den Endgeräten verschlüsselt, bevor sie auf einem unserer DictaTeam safety Space-Server in einem unserer deutschen Rechenzentren abgelegt werden. Wir schützen unsere Kunden im Vergleich zu Dropbox-Anwendern gegen die Folgen des §11 Bundesdatenschutzgesetz (http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/__11.html), der sog. Auftragsdatenverarbeitung durch Dritte. Dateien mit personenbezogenem Inhalt dürfen demnach nicht außerhalb der Europäischen Union und auch nicht von Unternehmen, deren Hauptsitz sich außerhalb der EU befindet, weiterverarbeitet werden.
Der sog. Patriot Act erlaubt es z.B. amerikanischen Behörden, Datenbestände deutscher Unternehmen, Institutionen und Behörden auf amerikanischen Servern zu durchwühlen. Der Düsseldorfer Kreis, das höchste Gremium für den Datenschutz, hat vor einiger Zeit veröffentlicht, dass sog. Safe Harbour-Vereinbarungen mit amerikanischen Cloud-Anbietern auch dem Patriot Act unterliegen. Folglich sind sie in meinen Augen nicht das Papier wert, auf denen sie geschrieben sind.
Die Bundesdatenschutzgesetz-Konformität dieser TeamDrive-Cloud-Storage-Technologie wurde vom „Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein“ (www.datenschutzzentrum.de) in Kiel bereits zum fünften Mal amtlich zertifiziert. Die Zertifizierung muss alle zwei Jahre wiederholt werden. Wir haben die TeamDrive-Technologie als Basis für unsere diversen „dictate on demand“-Diktierlösungen, „dictate on demand“-Dokumentationssysteme und unsere „dictate on demand“-Transkriptionssoftware weiterentwickelt.
So haben wir z.B. das Dokumenten-Management-System und Dateiverwaltungssystem „Aktenschrank“ der Hammer Flexkontor GmbH in den DictaTeam safety Space integriert. Anwender des Aktenschranks sind nun in der Lage, Dokumente standortübergreifend über den DictaTeam safety Space im Rahmen ihrer Kollaboration zu nutzen. Dabei ist es völlig egal, ob sie es mit einem PC, einem Notebook, über Terminal-Server-Thin-Clients, Smartphones oder Tablet-PC tun. Die Daten im DictaTeam safety Space sind immer verschlüsselt und hochsicher vor dem unerlaubten Zugriff durch Dritte.
c4c: DictaTeam, das Unternehmen für welches Sie arbeiten, ist ein klassisches Schreibbüro und Spezialist für digitale Diktierlösungen. Ein Markt mit großen Namen wie Philips, Olympus und Grundig. Diese Platzhirsche allerdings werden langsam abgelöst. Das Web und Smartphones lassen ganz neue Lösungen zu. Hier ist DictaTeam mit seinen Lösungsangeboten wie dem Smartphone-Diktiergerät dictate on demand mobile, der stationären Variante dictate on demand local dictation und dictate on demand transcription ein Vorreiter. Man hat das Gefühl, Diktieren erlebt mit den neuen Möglichkeiten des Internet ein Revival. Viele Branchen nutzen die Technik, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und schneller zum Ergebnis zu kommen. Wie ist Ihre Einschätzung?
Claus Michael Sattler: Sie werden bitte Verständnis dafür haben, dass ich die Platzhirsche nur insofern kommentiere, als dass sie weiterhin Technologien des letzten Jahrhunderts in das heutige Jahrhundert retten wollen. In meinen Augen ist die einzige Innovation der letzten Jahre dieser selbsternannten Marktführer die, dass die alte Kassette durch eine SD-Karte ersetzt wurde.
Die Tatsache, dass auch diese sog. Platzhirsche nun Smartphone-Diktierlösungen entwickeln, ist ganz offensichtlich der Tatsache geschuldet, dass auch sie erkannt haben, dass ihre völlig überteuerte Diktierhardware nicht mehr state-of-the-art ist und Smartphones und Tablet-PC eine viel höhere Integration der Sprache in die Geschäftsprozesse der Anwender erlauben.
Damit sind wir auch schon beim Thema Ihrer Frage. Jeder Mensch spricht um ein mehrfaches schneller, als er selbst tippen kann. Selbst die schnellsten Schreibkräfte in unserem Hause (http://www.dictateam.eu) benötigen für die Transkription, das Schreiben eines Diktates, die zwei- bis vierfache Zeit im Vergleich zur ursprünglichen Diktatlänge. Ungeübte „Tipper“ benötigen mit dem sog. Zweifinger-Adler-Suchsystem gut und gerne die 10- bis 15-fache Zeit im Vergleich dazu, als wenn sie es diktieren würden.
Anbieter von Textverarbeitungssystemen haben es seit den 70er Jahren des letzten Jahrhunderts sehr erfolgreich geschafft, ihre Textverarbeitungssoftware in den Alltag unserer Büros einzupflanzen und uns die über Jahrzehnte entwickelte Fähigkeiten, nämlich die des Diktierens, abzulernen. Neben den klassischen Diktierberufen wie Ärzte und Juristen erkennen aber immer mehr Menschen, dass sie viel zu teuer sind, irgendwelche Tasten zu bedienen und überlassen dies nun den Spitzensportlern an der Tastatur, den Sekretärinnen und Schreibkräften im eigenen Büro oder beim externen Schreibservice von DictaTeam.
In einem sehr vertriebsorientierten Unternehmen konnten wir nachweisen, dass die Kosten für die Besuchsberichtserfassung für das Customer-Relationship-Management-System durch das Diktieren und spätere Transkribieren durch Fachkräfte bei DictaTeam um 85% gesenkt werden konnten und die Außendienstmitarbeiter 2,5 bis drei Tage mehr pro Monat für die Kunden zur Verfügung standen.
Auch das vermeintliche Argument „Diktieren gehört nicht mehr zur Ausbildung“ zieht sehr bald nicht mehr. Aktuell arbeite ich an der Fertigstellung meines Buches „Einfach Diktieren“, das als Basis für unsere heute schon verfügbaren Seminare genutzt werden wird. Diktieren können ist Handwerkszeug, so wie ein Hammer oder eine Zange auch. DictaTeam hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Diktieren wieder salonfähig zu machen und Sprache wieder in die Geschäftsprozesse der Unternehmen einzubinden.
Genau deshalb beschäftigen wir uns nicht nur mit der Transkription, sondern vor allem auch mit den Lösungen für die Autoren. DictaTeam ist heute, genau wie die vermeintlichen Platzhirsche, ein Vollsortimenter. Mit dictate on demand mobile stellen wir ein weltweit bewährtes Smartphone-Diktiergerät den Autoren in zahlreichen Sprachen zur Verfügung. Unsere stationäre Diktierlösung für PC, Thin-Clients und Notebooks erlaubt das freihändige Diktieren mit Jabra Headsets (http://www.jabra.com). Und das Besondere an DictaTeam ist, dass wir uns bei DictaTeam nicht auf die Aufzeichnung der Sprache reduzieren lassen, sondern die Geschäftsprozesse unserer Kunden möglichst von A bis Z begleiten.
Hierzu haben wir zahlreiche Optionen vor allem zu dem Smartphone-Diktiergerät dictate on demand mobile entwickelt. So haben wir z.B. in die Diktier-App dictate on demand mobile eine Fotokamera- und GPS-Funktion eingebaut. So muss etwa ein Brandgutachter nicht mehr mit drei Geräten – althergebrachtes digitales Diktiergerät, Fotokamera und GPS-Empfänger – losziehen, um sein Gutachten zu erstellen. Er kann dies alles mit seinem Smartphone und dem Smartphone-Diktiergerät dictate on demand mobile als App. dictate on demand mobile notiert sich dabei sogar vollkommen automatisch, zu welchem Zeitpunkt des Diktates das Foto oder die Fotos geschossen wurden und weist später die Sekretärin oder die Spracherkennungslösung selbständig an, an welcher Stelle des Textes die Bilder einzufügen sind. Das spart nicht nur den Autoren Zeit, sondern schafft fehlerfreie Text-Bild-Kombinationen.
Eine andere Option, die dictate on demand connector Option, erlaubt die Anbindung beliebiger Datenbanksysteme zur Übernahme von demografischen Daten / Meta-Daten in das Diktat. In der Regel benötigen wir bei DictaTeam weniger als fünf Manntage, um eine beliebige Datenbankanbindung zu integrieren. Durch die Übernahme der demografischen Informationen aus der Datenbank sind das Diktat und der geschriebene Text später sehr einfach in die Dokumentationssysteme zu übernehmen. Auch hier ist es für die DictaTeam-Systeme vollkommen egal, ob das Dokumentationssystem ein Krankenhaus-Informations-System, Arzt-Informations-System, Kanzlei-Management-System, Customer-Relationship-Management-System, Dokumenten-Management-System oder Qualitäts-Management-System ist. Für DictaTeam gibt es bei der Integration keine technologischen Grenzen, sobald es sich bei der Datenbank über eine relationale Datenbank handelt, die zumindest über ODBS angesprochen werden kann.
Die DictaTeam-Lösungen begleiten also den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes bei unseren Kunden, von A wie „Aufzeichnen von Sprache“ bis Z wie „Zerschreddern“.
Damit ist aber nicht genug. Spracherkennungssysteme sind weiter auf dem Vormarsch und werden unser alltägliches Leben in den kommenden Jahren extrem nachhaltig verändern. Ich spreche zwischenzeitlich von Sprache 2.0. Zwar ist nicht jeder Autor in der Lage so zu sprechen, wie es eine Spracherkennungslösung derzeit voraussetzt. Dennoch erleben wir den Einsatz von Spracherkennung nun täglich. Im Auto bei der Anwahl eines Ziels, im Navigationssystem oder bei der Telefonansage.
Auch diesen Marktentwicklungen hat DictaTeam bereits Rechnung getragen. Mit den Weltneuheiten dra.picture und dra.picturesafe bieten wir heute erstmalig Lösungen den Autoren an, die Bilder aus dem Smartphone-Diktiergerät dictate on demand mobile während der Spracherkennung automatisch an der Stelle im Text platzieren, an denen sie während des Diktates aufgenommen wurden.
Mein Fazit: „Sprache, also das Diktieren, ist in Verbindung mit der intelligenten Vernetzung in die Geschäftsprozesse der Unternehmen, Institutionen und Behörden glasklar gewinnbringend und wird in den kommenden Jahren massiv an Bedeutung zunehmen. Unser Kunden sind auf diese Entwicklung vorbereitet.“
c4c: Sie werden nächste Woche auch auf der CeBIT 2014 sein. Mit welchen Erwartungen reisen Sie nach Hannover? Wen werden Sie besuchen?
Claus Michael Sattler: In aller erster Linie freue ich mich auf die Gespräche mit den Kunden unserer acht Vertriebspartner, die dictate on demand mobile und / oder dictate on demand local dictation bereits nutzen. Des Weiteren erwarte ich spannende Dialoge mit unseren Partnern.
Ich werde in der kommenden Woche mit zahlreichen Herstellern von Dokumentationssystemen sprechen. Dabei werden vor allem die Hersteller von Customer-Relationship-Management-Systemen im Fokus meiner Gespräche stehen. Customer-Relationship-Management-Systeme kranken in der Regel nicht an der technischen Umsetzbarkeit, sondern viel mehr an einer einzigen Tatsache. Die Anwender sind kaum zu motivieren, diese Systeme sehr zeitnah zu pflegen. DictaTeam garantiert im Rahmen von SLA Service-Level-Agreements immer max. 48-Stunden aktuelle Datenbestände in Customer-Relationship-Management-Systemen.
Der dritte Schwerpunkt werden mobile Bürolösungen (http://www.das-mobile-buero.de) sein, die den verschlüsselten und hochsicheren DictaTeam safety Space, wie z.B. der Scanner-Hersteller Avision (http://www.avision.de) oder der Online-Backup-Anbieter Mindtime Backup (http://www.mindtimebackup.de), unterstützen oder unterstützen werden.
Herr Sattler, wir danken für das Gespräch und wünschen Ihnen viel Erfolg auf der CeBIT.